Vetincloud — AI Policy

La presente AI Policy descrive il funzionamento, i limiti, le finalità e le condizioni di utilizzo delle funzionalità di Intelligenza Artificiale integrate in Vetincloud ("il Servizio"). Questa policy integra e non sostituisce la Privacy Policy e i Termini di Servizio di Vetincloud.

1. Funzionalità AI offerte

Vetincloud include una Chat Assistente AI, pensata per supportare il veterinario nelle attività quotidiane. L'AI può:

• rispondere a domande cliniche generiche;
• generare testi (referti, comunicazioni, anamnesi, appunti);
• proporre suggerimenti sulla base dei dati forniti dall'utente;
• interagire con il gestionale tramite strumenti ("tool") che permettono, ad esempio, la creazione di visite, note, movimentazioni, preventivi, documenti, o altre operazioni operative.

Tutte le azioni che modificano dati nel gestionale devono comunque essere confermate dall'utente o sono revisionabili manualmente all'interno di Vetincloud.

Automazioni AI basate su eventi (Trigger AI)

Vetincloud consente agli utenti di configurare automazioni in cui un prompt definito dall'utente viene eseguito automaticamente al verificarsi di uno specifico evento nel gestionale. Le automazioni utilizzano la stessa tecnologia e seguono gli stessi principi della Chat AI, con la sola differenza che l'attivazione avviene in modo automatico.

I contenuti generati tramite automazioni:

• si basano esclusivamente sulle istruzioni fornite dall'utente e sui dati pertinenti all'evento;
• devono essere considerati meri suggerimenti o bozze e richiedono sempre verifica da parte dell'utente;
• rientrano nella responsabilità esclusiva dell'utente che ha definito il prompt e attivato l'automazione.

Le automazioni non possono essere utilizzate per finalità cliniche che richiedano valutazione professionale, né per la produzione di documenti legali o assicurativi senza adeguato controllo umano.

2. Modello AI utilizzato

Vetincloud utilizza modelli della famiglia Claude Sonnet, forniti da Anthropic tramite API standard.

• I dati vengono trattati da infrastrutture statunitensi (USA).
• Anthropic agisce come sub-responsabile del trattamento ("sub-processor").
• Sono adottate Standard Contractual Clauses (SCC) per i trasferimenti extra-UE.

3. Dati trattati dall'AI

L'AI elabora esattamente e solo i dati che l'utente decide di condividere nella chat o tramite strumenti di interazione.

Tra questi possono esserci:

• informazioni anagrafiche di clienti e animali;
• testi clinici, note, diagnosi, referti, sintomi, terapie;
• documenti generati dall'utente;
• informazioni amministrative o gestionali.

Non esiste alcun invio automatico di dati senza input dell'utente.

4. Finalità del trattamento

Le funzionalità AI vengono utilizzate per:

• fornire supporto testuale e operativo al veterinario;
• accelerare la compilazione di referti e documenti;
• offrire suggerimenti contestuali;
• agevolare la gestione dei flussi di lavoro nel software.

5. Base giuridica

Il trattamento dei dati tramite AI avviene sulla base di:

✔ Esecuzione del contratto / legittimo interesse (in quanto parte integrante delle funzionalità del servizio gestionale).

6. Limiti dell'AI

L'Intelligenza Artificiale di Vetincloud:

❗ Non sostituisce in alcun modo la diagnosi veterinaria (può fornire consigli, ma la valutazione finale è esclusivamente del professionista).

❗ Non prescrive farmaci né elabora piani terapeutici vincolanti.

❗ Può commettere errori inclusi suggerimenti clinici errati, incompleti o generici.

❗ Non ha accesso autonomo ai dati e non esegue operazioni senza input umano.

❗ Non può essere utilizzata come base legale o assicurativa e Vetincloud non si assume responsabilità per documenti generati e successivamente usati da terzi in ambito legale, assicurativo, procedurale o contenzioso.

❗ È vietato utilizzare l'AI per formulare diagnosi o decisioni cliniche senza supervisione umana.

L'utente deve verificare e validare ogni contenuto generato.

7. Controllo umano e responsabilità dell'utente

• L'utente mantiene sempre controllo totale su ogni operazione.
• Qualsiasi contenuto generato deve essere rivisto, corretto e approvato dal veterinario.
• I referti creati dall'AI richiedono obbligatoriamente conferma esplicita tramite la UI.
• Le azioni eseguite tramite tool non sono annullabili tramite l'AI, ma solo modificabili manualmente dal veterinario.

Vetincloud non è responsabile per decisioni cliniche, amministrative o operative basate su contenuti generati dall'AI.

8. Conservazione dei dati

• Prompt e risposte dell'AI: conservati per 30 giorni come log tecnici, a fini di audit e sicurezza.
• Conversazioni AI: salvate come parte dell'attività del gestionale (come note, referti, operazioni o comunicazioni), secondo le normali regole di archiviazione del cliente.
• Separazione delle conversazioni: le conversazioni AI sono separate per utente. Ogni utente può visualizzare e accedere esclusivamente alle proprie conversazioni; non è possibile visualizzare le chat di altri utenti.

Non avviene addestramento dei modelli AI sui dati degli utenti.

9. Trasferimenti extra-UE

Per l'utilizzo del modello Claude tramite endpoint standard:

• i dati vengono trasferiti negli Stati Uniti;
• sono applicate Standard Contractual Clauses (SCC) e misure tecniche adeguate;
• il trasferimento è limitato a quanto strettamente necessario all'erogazione della funzionalità AI.

10. Divieti e uso improprio

È vietato utilizzare l'AI di Vetincloud per:

• generare diagnosi cliniche senza supervisione veterinaria;
• generare documentazione legale o assicurativa senza revisione professionale;
• affidare all'AI decisioni cliniche, terapeutiche o mediche autonome;
• inserire dati nel sistema allo scopo di aggirare obblighi normativi o professionali;
• trasferire dati non pertinenti o arbitrari di soggetti terzi senza consenso.

11. Responsabilità

Vetincloud:

• non fornisce valutazioni cliniche;
• non garantisce l'accuratezza dei contenuti generati dall'AI;
• non si assume responsabilità per eventuali errori, imprecisioni o conseguenze derivanti da uso improprio;
• non risponde dell'utilizzo dei contenuti AI in contesti extra-clinici o non previsti (legali, assicurativi, commerciali, disciplinari).

L'utente è responsabile dell'uso appropriato e della verifica dei contenuti generati dall'AI.

12. Modifiche alla AI Policy

Questa policy può essere aggiornata periodicamente. Gli utenti saranno informati in caso di modifiche sostanziali.